Samtalstyrning i växeln Telia Smart Connect
Ett och samma företag kan ha många olika behov när det gäller hantering av samtal. Vissa medarbetare vill ta emot samtal i mobilen medan andra ska kunna nås på flera enheter. Med samtalsstyrning i Telia Smart Connect kan samtal dirigeras enligt individuella önskemål. Så här gör du!
Vad är samtalsstyrning?
Samtalsstyrning är en inställning som styr vilka enheter som ska ringa när ett samtal tas emot. Styrningsreglerna ställs in per nummer (t.ex. mobilnummer eller fast nummer) och gäller både för direktsamtal och kö-samtal.
Ett direktsamtal innebär att någon ringer ett personligt nummer (mobil eller fast). Baserat på inställningarna för samtalsstyrning kommer samtalet att kopplas till en eller flera enheter – till exempel endast till en mobiltelefon, eller även till en dator (softphone) eller fast telefon.
Vid kö-samtal slår någon företagets huvudnummer och samtalet fördelas till medarbetare via en kö. När en administratör lägger till en medarbetare i en kö kan de välja att lägga till mobilnumret eller det fasta numret. Kö-samtal följer sedan de styrningsinställningar som är kopplade till det valda numret.
Detta gör det flexibelt att hantera samtal utifrån olika roller och arbetssituationer, samtidigt som styrningen endast behöver hanteras på ett ställe.
Exempel på hur samtalsstyrning kan konfigureras
Samtalsstyrning ger flexibilitet att anpassa samtalshanteringen efter behov och personliga preferenser. Här är några exempel på hur det kan konfigureras:
Kontorsbaserat
Köinställning: Det fasta numret läggs till kön.
Samtalsstyrning: Samtal till mobilnumret kopplas till mobilenheten. Samtal till det fasta numret kopplas till softphone. Se bilden för illustration.
Resultat: Affärssamtal når medarbetaren på softphone, medan privata samtal stannar på mobilen. Håller arbete och privatliv åtskilda.
Mobile first
Köinställning: Mobilnumret läggs till i kön.
Samtalsstyrning: Samtal till mobilnumret och samtal till det fasta numret kopplas till mobilenheten. Se bilden för illustration.
Resultat: Alla samtal når medarbetaren på mobilen, vilket är idealiskt för roller ute på fältet som sällan använder en fast telefon.
Hybrid
Köinställning: Det fasta numret läggs till i den primära kön och mobilnumret läggs till i kö utanför arbetstider.
Samtalsstyrning: Samtal till mobilnumret kopplas till mobilenheten. Samtal till det fasta numret kopplas till softphone. Se bilden för illustration.
Resultat: Samtal under dagtid går till softphone via det fasta numret, medan samtal utanför arbetstid går till mobilen.
Så hanterar du samtalsstyrning
Samtalsstyrning kan styras på två nivåer: av varje användare genom sina egna telefoninställningar, och av administratörer som bestämmer vilka nummer som är kopplade till köer. Tillsammans säkerställer detta att samtal dirigeras på ett sätt som passar både individen och teamet.
På användarnivå
Varje användare kan bestämma vilka av deras enheter som ska ringa vid inkommande samtal. Detta hanteras i Telefoninställningar genom att slå på eller av enheter.
Dator:
Klicka på ditt namn uppe till höger för att öppna Min profil.
Gå till fliken Telefon.
Scrolla ner till Samtalsstyrning.
Toggla på/av de enheter som ska ta emot samtal, per nummer.
Mobilapp:
Gå till startsidan.
Klicka på ditt namn eller kugghjulet högst upp.
Klicka på Samtalsstyrning.
Toggla på/av de enheter som ska ta emot samtal, per nummer.
På administratörsnivå
Administratörer styr vilka nummer som är kopplade till köer och kan välja om de ska lägga till en användares mobilnummer eller fasta nummer.
Gå in i huvudmenyn genom att klicka på ☰ uppe till vänster.
Klicka på Administration.
Klicka på Köer.
Klicka på den kö du vill redigera.
Klicka på + uppe till höger.
Markera rutan bredvid den eller de användare du vill lägga till.
Markera rutan Logga in nya medlemmar i kön om du vill att de ska loggas in direkt.
Klicka på Lägg till medlem.
Skillnaden mellan ”Ett nummer” och ”Samtalsstyrning”
Tidigare kallades inställningen för samtalstestyrning One Number. Det var endast möjligt att lägga till ett mobilnummer i en kö, och samtal ringde alltid på alla enheter.
Med Samtalsstyrning är det nu möjligt att välja vilket nummer som ska läggas till i en kö – mobil eller fast – vilket ger full flexibilitet i hur samtal ska hanteras.
Vill du veta mer?
Ta del av användarguiderna nedan med steg-för-steg-instruktioner för att ställa in och hantera:
Som användare: Min profil – Telefoninställningar
Som administratör: Kö-administration